Executive Assistant till Koncernchef, GroupM Sverige

GroupM är Sveriges största medie- och kommunikationsgrupp och ingår i den globala koncernen WPP som är experter på media, content och tech. Tillsammans är vi med och formar resan för världens mest betydande och inflytelserika varumärken. Vi söker nu en självgående och driven Executive Assistant för support och koordinering till vår Koncernchef samt övriga stakeholders.  

Om rollen 

Vi söker till denna spännande tjänst en serviceinriktad och självgående individ med mycket god förmåga att navigera runt Koncernchef, ledningsgrupp och dess stakeholders. Du har tidigare erfarenhet som Executive Assistant eller liknande tjänst där det krävs att vardagen flyter på sömlöst för dina uppdragsgivare. Du är van att driva många olika projekt och uppgifter parallellt. Det är meriterande om du har erfarenhet av att leda mindre team inom Office support. 

Som Executive Assistant kommer du vara ett administrativt stöd till Koncernchef och koncernledningen. 

I arbetsuppgifterna ingår bl a:  

• Avlasta Koncernchef med kalender- och möteskoordinering  
• Sammanställning av presentationer  
• Planera och förbereda inför ledningsgruppsmöten  
• Föra protokoll vid ledningsgruppsmöten och följa upp actions  
• Nyckelperson för ledningsgruppen och övriga stakeholders  
• Boka och koordinera resor, event och konferenser samt driva interna projekt
• Utläggsredovisning och fakturahantering  
• Övergripande kontorsansvar  
• Administratör för tjänstebilar (ALD) och parkeringsplatser (Aimo)  

Rollen innefattar även personalansvar för ett team om fyra personer.  

Vem är du? 

Tjänsten ställer krav på att du är socialt skicklig, har hög integritet med förmåga att hantera känslig information. Du är också diplomatisk och smidig i din kommunikation och ditt agerande. Du har gott självledarskap och trivs med att ta egna initiativ i din vardag, som underlättar för organisationen. Du är van att parera och hantera en varierad och händelsestyrd vardag, där din organisations- och prioriteringsförmåga kommer väl till pass. Vi ser gärna att du har arbetat i en liknande roll i minst fem år, gärna i en internationell kontext i konsultbranschen.  

Vi arbetar i en internationell miljö varför du behöver navigera obehindrat på svenska och engelska. Tjänsten ställer också krav på goda kunskaper i Office 365, meriterande om du är en fena på PowerPoint. Du är generellt uppdaterad och nyfiken på det digitala landskapet. Då du arbetar självständigt och många gånger agerar ”on behalf of” krävs att du har en mycket god kommunikativ förmåga och lätt att sätta dig in i verksamheten.  

Ansökan 

Du erbjuds en tillsvidareanställning efter en sex månaders provanställningsperiod. Din arbetsplats är på GroupMs huvudkontor i centrala Stockholm. Bakgrundskontroll, referenstagning och ev tester kommer att ske i slutfasen av processen. 

I denna rekrytering samarbetar vi med Interim Marketing Solutions, rekryteringskonsult Susanne Waering och researcher Anette Andersson. Då vi önskar välkomna dig så snart som möjligt kommer intervjuer att ske löpande och anställning kan komma att ske inom kort. Ansök genom nedanstående länk ”Ansök här”. 

Kontaktuppgifter till Susanne och Anette om du har frågor kring tjänsten är susanne@interimmarketing.se och anette@interimmarketing.se, vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post.